Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Afdelingsmedarbejder
Beskrivelse
Text copied to clipboard!
Vi søger en struktureret og serviceminded afdelingsmedarbejder til at understøtte den daglige drift og sikre, at afdelingens administrative processer fungerer effektivt og professionelt. I denne rolle bliver du et vigtigt bindeled mellem kolleger, ledelse, borgere, kunder eller samarbejdspartnere, afhængigt af organisationens type og behov. Stillingen passer til en person, der trives med koordinering, sagsbehandling, dokumenthåndtering og løbende kontakt med mange forskellige interessenter.
Som afdelingsmedarbejder vil du få en central rolle i at holde overblik over afdelingens opgaver, tidsfrister og interne procedurer. Du vil arbejde med registrering, journalisering, opfølgning på henvendelser, mødeplanlægning og generel administrativ støtte. Det er derfor vigtigt, at du er detaljeorienteret, ansvarsbevidst og i stand til at arbejde selvstændigt uden at miste fokus på samarbejde og kvalitet. Du skal kunne håndtere flere opgaver samtidig og bevare roen i perioder med højt arbejdspres.
Vi forestiller os, at du har erfaring fra en administrativ funktion, gerne i en afdeling med mange kontaktflader og faste arbejdsgange. Du er vant til at bruge digitale systemer og kan hurtigt sætte dig ind i nye værktøjer og procedurer. Samtidig har du gode kommunikationsevner og kan formulere dig klart og professionelt både skriftligt og mundtligt på dansk. Hvis du også har forståelse for offentlig administration, intern koordinering eller kundeservice, vil det være en fordel.
I hverdagen vil du bidrage til at skabe struktur, fremdrift og god service. Du vil ofte være den person, som andre går til for at få hjælp med praktiske spørgsmål, dokumentation eller status på sager. Derfor er det vigtigt, at du er imødekommende, løsningsorienteret og god til at prioritere. Du skal kunne følge retningslinjer nøje, men også tage initiativ, når der opstår behov for forbedringer eller hurtig handling.
Vi tilbyder en alsidig stilling med mulighed for faglig udvikling, tæt samarbejde med engagerede kolleger og en arbejdsdag med varierede opgaver. Du bliver en del af et miljø, hvor orden, kvalitet og samarbejde vægtes højt, og hvor din indsats har direkte betydning for afdelingens effektivitet og service. Hvis du motiveres af administrative opgaver, koordinering og en vigtig støttefunktion i en velfungerende afdeling, kan dette være den rette mulighed for dig.
Ansvarsområder
Text copied to clipboard!- Håndtere daglig administration og sikre korrekt dokumentbehandling
- Registrere, opdatere og vedligeholde data i interne systemer
- Besvare henvendelser fra kolleger, borgere, kunder eller samarbejdspartnere
- Koordinere møder, kalenderaftaler og praktiske administrative opgaver
- Følge op på sager, deadlines og interne procedurer
- Udarbejde breve, notater, referater og anden skriftlig kommunikation
- Arkivere og journalisere dokumenter efter gældende retningslinjer
- Understøtte ledelsen og afdelingen med praktisk og administrativ assistance
Krav
Text copied to clipboard!- Erfaring med administrative arbejdsopgaver eller kontorarbejde
- Gode skriftlige og mundtlige kommunikationsevner på dansk
- Evne til at arbejde struktureret og med høj detaljegrad
- Rutine i brug af IT-systemer, e-mail og kontorprogrammer
- Evne til at prioritere opgaver og overholde deadlines
- Serviceminded tilgang og gode samarbejdsevner
- Selvstændig arbejdsform kombineret med ansvarsfølelse
- Erfaring med sagsbehandling eller dokumenthåndtering er en fordel
Mulige interviewspørgsmål
Text copied to clipboard!- Hvilken erfaring har du med administrative opgaver i en afdeling?
- Hvordan sikrer du struktur og overblik i en travl arbejdsdag?
- Hvilke IT-systemer og kontorværktøjer har du arbejdet med?
- Hvordan håndterer du flere samtidige opgaver med korte deadlines?
- Har du erfaring med journalisering, registrering eller sagsopfølgning?
- Hvordan arbejder du med service over for kolleger og eksterne henvendelser?
